Är er kundtjänst redo för rusningen?

Så klarar ni trafiktopparna

Låt inte brådskan påverka kundupplevelsen

Varje årstid och varje bransch har sin säsongsrusning: det är allt från jul, mellandagsreor och sportlov till däckbytestider och stug- och båtsäsonger. Lägg till det alla förfrågningar som brukar uppstå när en faktureringsperiod byts. Ja, oavsett bransch har företagens kundtjänst ofta svårt att hänga med – och det riskerar på verkarservicekvaliteten.

På Dynava hör trafiktoppar till vardagen, vi rycker ju in när våra kunder behöver hjälp som mest. Med vår erfarenhet har vi satt ihop fem tips för hur företag bäst handskas med toppar under de olika säsongerna:

Planera i förväg och boka upp extra resurser
Möt kunden i rätt kanal, också på småtimmarna
Se till att er kundtjänst är lösningsfokuserad
Erbjud en smidig köpprocess med tydliga villkor för leverans, byte och retur
Var redo för returer och byten efter en högsäsong

Vill du veta mer om varje tips? Läs då vidare här nedan.

Är er kundtjänst pressad redan nu?
Du vet väl att Dynavas framgång bygger på att vi erbjuder högklassig kundtjänst i flera kanaler åt företag som vill stärka sitt eget team?

Planera i förväg och boka upp extra resurser

Under de olika högsäsongerna köper svenskarna mer och anlitar olika tjänster flitigare. Det betyder naturligtvis ett ökat tryck på företagens kundtjänst. Var förutseende och planera era resurser rätt så slipper ni det pinsamma Just nu är det många som kontaktar oss, vilket förstås reflekteras på ert varumärke.

Att jobba med en pålitlig samarbetspartner är ett utmärkt sätt att tackla topparna. Det gäller att lägga in extra resurser när de behövs så får kunderna snabbt hjälp. Dessutom betyder ett samarbete att utgifterna kan hållas låga under tysta perioder.

Möt kunden i rätt kanal, också på småtimmarna

Varje kund uppskattar att få hjälp så fort det uppstår frågetecken – och för att göra det hela ännu knepigare ska hjälpen erbjudas i den kanal som passar kunden. I synnerhet under en högsäsong är kunderna i gång dygnet runt – vem har till exempel inte handlat julklappar när alla andra sover?

När kunden behöver hjälp är förväntningen en omedelbar reaktion från företaget i fråga. Att er kundtjänst ska reagera blixtsnabbt behöver inte vara krångligt eller dyrt. Med till exempel en chatt kan ni finnas där för kunden 24/7 och låta er samarbetspartner ta hand om kvällarna och helgerna.

Se till att er kundtjänst är lösningsfokuserad

Vid säsongstoppar har kunderna inte tid att vänta eller lyssna på vänliga klyschor. De vill ha hjälp av en medkännande kundtjänst som erbjuder personlig service. Det här ställer höga krav på teamet i kundtjänsten: dels ska de leverera en trevlig kundupplevelse, dels ska de ha all nödvändig kunskap om produkterna och tjänsterna.

När ni samarbetar med en kundtjänstpartner med lång erfarenhet säkrar ni hjälp av kunnig, vänlig och lösningsfokuserad personal som kan möta era kunder i olika kanaler.

Erbjud en smidig köpprocess med tydliga villkor för leverans, byte och retur

Inte bara förväntar sig kunderna att de snabbt ska få svar på leveransfrågor, de förväntar sig också att det går enkelt att skicka tillbaka eller byta en produkt. Redan innan köpbeslutet söker de information om företagets retur- och bytespolicy och den detaljen påverkar köpbeslutet, faktiskt mer än själva priset.

Se därför till att villkoren för leverans, byte och retur är tydliga och lättillgängliga, både för kunderna och kundtjänsten så att de snabbt kan svara på frågor. Samtidigt säkrar ni att köpprocessen går så smidigt som möjligt – och att kunden avslutar sitt köp.

Var redo för returer och byten efter en högsäsong

Julen är väl i sin egen klass, men alla högsäsonger följs av returer och byten. Knappt har kundtjänsten pustat ut innan de förväntas ta nya tag. Går allt smidigt blir kunden nöjd och köper gärna igen, men en besviken kund köper av någon annan och företagets rykte riskerar få sig en törn. Omvänt lockar positiva omdömen nya kunder. Det handlar alltså om att erbjuda gammal hederlig service som folk uppskattar.

Vi hjälper gärna

Med oss på Dynava får era kunder högklassig och tillgänglig kundservice i alla kanaler

Vi är över 400 serviceproffs på åtta orter i Sverige och Finland. Varje år sköter vi miljontals kundkontakter.

Vi har stark lokal närvaro och vi kan också hjälpa era kunder på danska, norska, finska och engelska.

Vi har beredskapen att ge era kunder kunnig, personlig och vänlig service som gör intryck i den stressiga högsäsongen eller rusningstoppen. Våra team ser till att servicekvaliteten hålls hög i alla lägen, alltid kostnadseffektivt och med den flexibilitet som krävs för att erbjuda en kundupplevelse värd att minnas.

Vill du veta mer om hur ni kan få mer flexibilitet i er kundtjänst, alla kanaler och servicetider? Hör då av er.